jueves, 16 de mayo de 2013

Mapeo de cuentas contables y desarrollo de planes de contabilidad

El uso de los mapas se remonta a los inicios de la humanidad con la finalidad de conocer el mundo que nos rodea. Un mapa es un instrumento de gran utilidad si no queremos perdernos.
Si hacemos mapas según la RAE estamos mapeando.
En lo referente a la contabilidad, es fundamental no perderse  y desde el descubrimiento del ábaco para ayudarnos en los cálculos hemos pasado a complejos planes contables, al uso de ERPs y programas de Business Intelligence.

El mapeo de las cuentas contables y la correcta estructuración del plan contable de cada empresa es algo de gran importancia, no solo de cara a cumplir con los requisitos legales de presentación de cuentas, sino también de cara a obtener la máxima información de cara a la toma de decisiones.
Una mala elaboración y estructuración de un plan contable en una empresa puede suponer grandes trastornos en el futuro así como la pérdida de información fundamental de cara a la toma de decisiones.

Hace años tuve la oportunidad de participar en la implantación de un programa de inteligencia empresarial (business intelligence) por requerimiento de uno de los socios internacionales del grupo de empresas, en este caso se trato del programa COGNOS y una de mis funciones fue toda la reestructuración del plan contable del grupo para su correcto funcionamiento. En cualquier caso, no hace falta instalar sistemas tan sofisticados para exprimir un plan contable y cualquier empresa que desglose los planes contables en función de las partidas sobre las que quiere realizar un especial seguimiento puede hacerlo elaborando un buen plan de cuentas.

Si bien un mapeo de cuentas contables nos indica como están direccionados los inputs de información hacia las cuentas contables, una buena estructura contable nos permitirá escudriñar las partidas de gastos e ingresos desde las más relevantes hasta partidas menos significativas de cara a la toma de decisiones.
Por otra parte, de cara a la homogenización previa a la consolidación contable de los grupos de empresas es fundamenta la correcta estructuración de los planes de cuentas y una reflexión profunda sobre las cuentas a utilizar antes de empezar a introducir apuntes contables.
La homogeneización en consolidación exige entre otras cosas que las distintas sociedades utilicen los mismos criterios contables que la matriz y que las cuentas de las distintas sociedades que consolidan presenten la misma estructura y utilicen los mismos términos contables.
Para adaptar el plan contable a las necesidades de información de la empresa podemos seguir las pautas de elaboración de los mapas conceptuales siguiendo los siguientes pasos:

1.      Selección de los conceptos más significativos. Debemos pensar que es lo que queremos obtener de nuestra contabilidad y cuáles van a ser los indicadores clave que utilizaremos para tomar decisiones.
2.      Agrupar las partidas en función de su naturaleza.
3.      Jerarquización de las partidas desde lo más general a lo más especifico, algo que haremos con los grupos y subgrupos del plan contable. Una correcta agrupación nos permitirá al imprimir cuentas de resultados y balances según los dígitos elegidos obtener información muy útil. Por su parte, una característica común de todos los ERPs es la navegación desde lo general a lo específico y desde lo específico a lo general, permitiéndonos acceder desde un presupuesto hasta la cuenta contable de la venta final, por poner un ejemplo.
4.      Realizar las conexiones y relaciones entre los diferentes conceptos. Esto es algo que hacen muy bien los programas de inteligencia de negocio.
5.      Comprobación. Hay que comprobar que la información proporcionada es consistente. Los balances y cuentas de PyG a diferentes dígitos son una buena manera de realizar comprobaciones.
6.      Reflexión y revisión periódica del sistema, ya que una empresa tiene que ir adaptando sus sistemas de información con el paso del tiempo. Un ejemplo de esto es la reciente incorporación de la información obtenida de las redes sociales a la los procesos de gestión de las empresas. Empresas como Zara basan su éxito en la continua adaptación a las necesidades de los clientes y para poder adaptarse a las cambiantes necesidades de los clientes nuestros sistemas de información deben adaptares y revisarse para proporcionar información relevante para la toma de decisiones.


 
 
 

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