martes, 11 de marzo de 2014

La facturación electrónica

La factura electrónica es un documento con valor tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza a la factura en papel conservando su mismo valor legal y que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.
 
Es incuestionable que el uso de la facturación electrónica supone un ahorro tanto para el emisor que puede estar en torno a los 2€ por factura, como para el receptor  que puede rondar los 0,75 euros.
Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:
 
  • Ahorro de costes tanto de gestión como del papel.
  • Mejora de la eficiencia de los procedimientos administrativos
  • Automatiza la administración y facilita la automatización de la contabilidad del receptor.
  • Se agiliza el envío  de las facturas y se evita las pérdidas de tiempo relativas a retrasos en la recepción de las facturas.
  • Además en el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.
Para realizar la facturación electrónica es necesario recabar la aceptación del cliente debiendo de haber informado por escrito el expedidor de que a partir de la fecha en que quede constancia de su aceptación, se procederá a la remisión de facturas en formato electrónico.
 
Además se deberá precisar la forma en que una vez aceptado se procederá a recibir la factura electrónica, así como, la posibilidad de que el destinatario, que haya dado su consentimiento expreso o tácito pueda revocarlo y la forma en que podrá realizarse esa revocación.

 
La aceptación puede ser  expresa (por ejemplo, mediante un escrito de aceptación de la factura electrónica) o tácita (por ejemplo, mediante la constatación de que el destinatario ha accedido a la página web o portal electrónico del expedidor en el que se ponen a su disposición la facturas electrónicas y no ha comunicado su rechazo a la recepción de las facturas electrónicas).
 
El artículo 8.1 del Real Decreto 1619/2012 del Reglamento que regula las obligaciones de facturación establece que las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación, siendo el escenario más frecuente el uso de una firma electrónica reconocida, aunque en algunos sectores se usa EDI.
 
En lo relativo al formato por un lado tenemos  la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura y que puede ser XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros y por otro lado el formato de la estructura de la firma, donde tampoco existe un formato único ya que puede usarse PKCS7, XadES, PDF, etc.Tanto el contenido de la factura , llamémoslo factura, como la firma vienen en un único fichero normalmente con extensión ".fir", siendo aconsejable la utilización de estándares.
 
Por su parte, el destinatario de la factura tiene la obligación de verificar la validez de la firma y por tanto el certificado firmante para lo que debe de disponer de los medios informáticos necesarios. Además debe almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero. También está obligado a permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se pueda buscar cualquier dato de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimir en papel cuando sea necesario.
 
Las normas legales que rigen la facturación electrónica son:

  • Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.
  • Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga al Real Decreto 1619/2012 anterior.

Enlaces:


 


2 comentarios:

J.Ignasi dijo...

Yo uso EDI para la facturar a una empresa de grandes dimensiones, pero este sistema exige una cuota a una plataforma y únicamente puedo usarlo para dicha empresa, pues para PYMES, con volúmenes pequeños de intercambio de datos es muy dificil poder implantar dicho sistema.
Por otra parte cada día estoy recibiendo más facturas de proveedores por correo electrónico pero sin ningún tipo de firma.

Elisa dijo...

Muy clara exposición de los puntos claves de la factura electrónica. Es cierto que todavía falta que el gran entramado de las pymes la adopten y regularicen. Y sobretodo que se conozcan todas sus ventajas y lo sencillo que puede ser facturar electrónicamente sin demasiada inversión con una implementación sencilla como la de facturaelectronica.eu . Muchas gracias por tu post!